Datenschutzerklärung

Unternehmenswebseite der Fleet Spot GmbH

Verantwortliche gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Fleet Spot GmbH

Wiesenstraße 16

37170 Uslar

Telefon: 05571 9230-60

Telefax: 05571 9230-55

E-Mail: info@fleet-spot.de

Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

Dr. Ralf W. Schadowski

Telefon: +49 241 44688-0

E-Mail: datenschutz@fleet-spot.de

§ 1 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

(1) Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

(2) Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

 

(3) Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

 

(4) Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

 

(5) Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

 

§ 2 Information über die Erhebung personenbezogener Daten

(1) Im Folgenden informieren wir über die Erhebung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Website. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen,Nutzerverhalten.

 

(2) Erhebung personenbezogener Daten bei Besuch unserer Website:

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten,erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

 

  • IP-Adresse und Hostname

  • Datum und Uhrzeit der Anfrage inkl. Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite) und Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

  • Jeweils übertragene Datenmenge und Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

  • Browser: Typ, Version und eingestellte Sprache sowie Betriebssystem und Oberfläche

  • Bei aktiviertem JavaScript: Bildschirmauflösung, Farbtiefe, Größe des Browserfensters und installierte Plugins

(3) Einsatz von Cookies:

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

 

  • Transiente Cookies (Session-Cookies): Werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen oder sich ausloggen.

  • Persistente Cookies: Werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheidet. Sie können Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit eigenhändig löschen.

§ 3 Formulare, Registrierung und Übermittlung an das Fleet Spot Team

(1) Auf unserer Website stellen wir Formulare (z. B. Kontakt-, Abruf-, Anforderungs-, Rückführungs- und Registrierungsformulare, bereitgestellt über Fluent Forms) zur Verfügung. Wenn Sie diese Formulare nutzen, werden die in den Eingabemasken eingegebenen Daten (wie Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firmenzugehörigkeit, Fuhrpark- und Fahrzeugdaten sowie Ihre individuelle Nachricht bzw. Bestelldaten) an uns übermittelt und gespeichert.

(2) Übermittlung und Bearbeitung:

Die über die Formulare erfassten Daten werden direkt an das zuständige Fleet Spot Team übermittelt und dort verarbeitet. Die Verarbeitung und Übermittlung erfolgen ausschließlich zu den Zwecken, Ihre Anfrage zu beantworten, Portalzugänge zu autorisieren und freizuschalten, Flottenvorgänge (z. B. Fahrzeugbestellungen, Rückläufe, Schadensmeldungen, Terminabstimmungen) vertragsgemäß abzuwickeln oder Ihre Anliegen im Rahmen der Fuhrparkverwaltung zu bearbeiten.

(3) Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Rahmen der Portal- und Fahrzeugnutzung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der zügigen, geordneten Bearbeitung von Flottenanfragen und Serviceaufträgen). Sofern eine gesonderte Einwilligung eingeholt wurde, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage.

(4) Speicherdauer:

Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, sobald die Speicherung für die Erreichung des jeweiligen Zweckes nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z. B. nach HGB oder AO) bestehen.

§ 4 Einsatz des KI-Chatbots (Meow Apps AI Engine / OpenAI API)

(1) Art und Umfang der Datenverarbeitung:

Auf unserer Website bieten wir einen interaktiven digitalen Flotten-Assistenten (Chatbot) an, der Sie bei Fragen rund um Fuhrparkthemen und Richtlinien unterstützt. Für die technische Bereitstellung dieses Chatbots nutzen wir das Plugin AI Engine (Entwickler: Meow Apps) in Verbindung mit den Schnittstellen (API) des Anbieters OpenAI, L.L.C., 3180 18th Street, San Francisco, CA 94110, USA (bzw. für Nutzer im EWR: OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland).

Wenn Sie eine Anfrage in das Eingabefeld des Chatbots eingeben, werden der von Ihnen verfasste Text (Chat-Prompts), Metadaten der Anfrage und für den Verlauf der Sitzung erforderliche technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse) verschlüsselt an die Server von OpenAI übermittelt, um die passende automatisierte Antwort zu generieren und zurück an den Browser zu übermitteln.

(2) Zweck und Rechtsgrundlage:

Die Nutzung des Chatbots dient der schnellen, automatisierten und zielgerichteten Bereitstellung von Flotteninformationen sowie der Steigerung des Nutzungskomforts auf unserer Plattform. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und zeitgemäßen Informationsbereitstellung und Nutzerführung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie der Nutzung des interaktiven Assistenten aktiv zugestimmt haben.

(3) Kein Training mit Ihren Eingaben (Zero Data Retention):

Wir nutzen OpenAI ausschließlich über die professionelle Programmierschnittstelle (API). Gemäß den API-Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von OpenAI werden Daten, die über die kommerzielle API übermittelt werden, nicht zum Trainieren oder Verbessern der KI-Modelle von OpenAI verwendet. Daten werden auf den API-Systemen lediglich für maximal 30 Tage zu Zwecken des Missbrauchsschutzes und der Betriebssicherheit zwischengespeichert und anschließend gelöscht. Wir bitten Sie dennoch, keine vertraulichen persönlichen Daten (wie Passwörter, sensible private Details oder Bankdaten) in den Chatbot einzugeben.

(4) Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung:

Mit dem Anbieter OpenAI besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Addendum gem. Art. 28 DSGVO). Soweit Daten auf Server in den USA übertragen und dort verarbeitet werden, stützt sich die Übermittlung auf das EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), für welches OpenAI zertifiziert ist, sowie hilfsweise auf die von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses – SCC) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, um ein dem europäischen Standard entsprechendes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

§ 5 Datenlöschung und Speicherdauer

(1) Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

(2) Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

(3) Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

§ 6 Rechte der betroffenen Person

Nachfolgend klären wir Sie über Ihre Betroffenenrechte gemäß DSGVO auf, die Sie jederzeit uns gegenüber geltend machen können:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfänger und Speicherdauer.

  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten.

  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht gesetzliche Pflichten oder überwiegende berechtigte Gründe die Verarbeitung erfordern.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen, solange die Richtigkeit Ihrer Daten geprüft wird oder Sie Widerspruch eingelegt haben.

  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

  • Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formlos widerrufen.

  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (z. B. bei dem für unseren Sitz zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen).

§ 7 Weitere Dienste und Funktionen Dritter

(1) Web Analytics (Google Analytics):

Soweit diese Website Google Analytics (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) nutzt, erfolgt dies nur nach vorheriger Einwilligung über unser Cookie-Consent-Tool (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). IP-Adressen werden ausschließlich anonymisiert verarbeitet. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Frameworks.

(2) Eingebundene Kartendienste (Google Maps):

Zur Darstellung von Standorten kann Google Maps eingebunden sein. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. unser berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Anfahrtsdarstellung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Stand: September 2026